El Renacer de la oficina

16 Ene 2017
El Renacer de la oficina

Las personas están rechazando cada vez más el aburrido mar de monotonía en el que se han convertido las oficinas. Estandarizadas en busca de eficiencia, este diseño uniforme limita el potencial para la inspiración, expresión y la interacción con otros.

La rebelión contra las oficinas está haciendo que las organizaciones re-diseñen sus espacios de trabajo – desde el foco singular en la eficiencia, hacia un enfoque pluralista que enriquece el bienestar físico, emocional y cognitivo de las personas.

Destinos bien pensados mezclan diseño, materialidad y desempeño, y entregan a la gente la libertad elegir donde y como trabajar. Estos destinos dan una experiencia más humana y al mismo tiempo proveen las herramientas y recursos que la gente necesita para hacer su trabajo.

Poco después del nacimiento de los smart phones, tables y Wi-Fi muchos predijeron el final de las oficinas. ¿para qué necesitamos ir a una oficina, si la tecnología nos permite trabajar desde cualquier parte?

Resulta que la gran mayoría de los trabajadores necesitan ir a una oficina, ya que – el trabajo es esencialmente, una actividad social. Incluso las personas armadas con los últimos modelos de dispositivos móviles van a trabajar a una oficina, principalmente por dos motivos: A encontrarse con otras personas y a usar tecnología que no pueden llevar con ellos a todas partes. La oficina no ha desaparecido, pero está evolucionando a algo completamente diferente.

La gente se está rebelando contra oficinas que están enfocadas en uniformidad y estándares. Lo que buscan es inspiración y creatividad en su lugar de trabajo, y tecnología al servicio de las personas que los ayude a hacer las cosas más fáciles. Los diseñadores especialistas vieron este cambio partir hace un tiempo atrás, pero hoy estamos viendo una evolución acelerada, y estás ideas están siendo adoptadas de manera muy rápida.

Una Revolución Global

Una actitud de cambio frente a la oficina nació en EEUU en medio de la cultura POP de los 90´s, cuando el dibujante de Dilbert, Scott Adams, empezó a publicar sus sátiras. Mas tarde, la conocida serie “la Oficina” fue vista por millones de personas en todo el mundo, señalando un creciente descontento con la oficina común y corriente.

A principios del 2000, los emprendimientos tecnológicos fueron los primeros en hacer cambios radicales en sus lugares de trabajo. Mesones comunitarios y diseños simples y fáciles de implementar eran necesarios para los emprendedores cortos de efectivo, pero la informalidad y la creatividad le gustó a los trabajadores en todas partes. La introducción de toboganes, salas de juegos y trenes le agregaron el elemento lúdico a algunas oficinas, sugiriendo que quizás el trabajo no tiene que ser aburrido, puede incluso llegar a ser algo divertido.

Las empresas de tecnología fueron solo el inicio, después de años de lo mismo la gente empezó a querer más libertad, autonomía y espacios para expresarse. Gracias a la tecnología, la gente fue capaz de escapa de su puesto de trabajo cuando fuera posible para ir a trabajar a otro lugar.

Parecía una buena idea hasta que las personas comenzaron hacerlo por un tiempo y se dieron cuenta que los sofás después un rato se ponen incomodos, y que todas las cosas que necesitan para hacer su trabajo no caben en las pequeñas mesas de café. Los lugares remotos son una solución para algunas veces, no para siempre, de hecho, un estudio de Gallup sobre el Estado de los Lugares de Trabajo en USA, demostró que los trabajadores que trabajan remotamente el 20% del tiempo eran los más motivados con su trabajo. Mientras que las personas que tenían mayor porcentaje de tiempo trabajado remotamente tenían los menores niveles de motivación. 

Un Movimiento Cultural

Y así comenzó el renacimiento de las oficinas. Al igual que cualquier otro cambio cultural, la mayoría de la gente no se da cuenta de su impacto mientras están en medio de todo. Las cosas comienzan a cambiar, y de repente parece que ya todo es diferente.

Las principales fuerzas que han acelerado el cambio son las siguientes:

  • Donde y como ocurre el trabajo ha cambiado. La tecnología de hoy permite que las personas trabajen desde cualquier lugar, a cualquier hora. Es evidente que el paradigma antiguo – una persona trabajando casi exclusivamente en un puesto de trabajo – no encaja con la forma en que las personas están trabajando hoy.
  • El Cambio hacia la Creatividad. La presión por competir y hacer crecer los negocios ha cambiado el foco de las organizaciones hacia trabajo que requiere creatividad y procesos innovadores de trabajo en equipo. Las nuevas ideas vienen de romper las reglas y los patrones establecidos, y muchos lugares de trabajo no priorizan espacios que incentiven la colaboración y la creatividad.
  • La Guerra por Atraer y Mantener talentos. Los empleados con habilidades necesarias para hacer crecer las empresas innovando son un bien muy preciado. Por lo general ellos eligen trabajar en organizaciones que ofrecen un trabajos donde la motivación no es solamente el dinero, y donde tendrán las mejores condiciones para hacer su trabajo. Rechazarán sin pensarlo ofertas en lugares que los hagan sentir poco actualizados con respecto a la industria.
    Desmotivación de los Empleados. Casi un tercio de los trabajadores en 17 de las economías más importantes del mundo, están desmotivados. De acuerdo con el estudio “Engagement and the Global Worplace” realizado por Ipsos. Este estudio también encontró que los trabajdores más desmotivados, también son los más disconformes con su lugar de trabajo. 
  • Tecnología. La tecnología emergente cambiará radicalmente la oficina como la conocemos. Las personas están acostumbradas a que la tecnología las ayude a manejar mejor, controlar remotamente sus electrodomésticos, estar más conectados con sus amigos y familia, etc. Luego van a oficinas donde la tecnología existe sobre los escritorios y dispositivos móviles, pero donde a nadie se la ha ocurrido integrarla en el ambiente físico para estar más cómodos o ayudar a hacer el trabajo más fácil. 
  • Sentimiento Anti-Corporativo. Mientras todas las fuerzas anteriores convergen, las personas y las organizaciones se dan cuenta que hay algo fundamental que tiene que cambiar. En el caso de las oficinas, el sentimiento anti-corporativo se revela cuando las personas asocian el diseño de los espacios al beneficio de la coproración, y no de la gente.

Para contrarrestar este sentimiento anti-corporativo, algunas compañías han optado por incorporar muebles más residenciales en un esfuerzo por darle una aire mas informal, confort emocional y una identidad única al lugar de trabajo.

Siguiendo el ejemplo de emprendimientos, las organizaciones han optado por lugares de trabajo en plantas abiertas, buscando aumentar la sensación de transparencia. Sin embargo, muchas veces al hacer esto se mira en menos la necesidad de privacidad inherente a todas las personas, que ayuda al bienestar cognitivo y emocional. 

Los participantes en el estudio de Ipsos fueron claros al especificar cuales eran las cosas que más les gustaría cambiar de su lugar de trabajo, siendo una de las quejas más frecuentes la falta de privacidad y las distracciones causadas por el ruido en el ambiente. Tanto los introvertidos como los extrovertidos necesitan lugares privados para escapar de distracciones y concentrarse.

Claramente no existe una formula única que funcione para todos, pero la clave es entender como y para qué las personas usan cada lugar, y luego crear espacios que reflejen claridad, simplicidad y propósito.

El renacer de las oficinas reconoce la importancia de las emociones en el proceso del trabajo. Tradicionalmente, el trabajo se ha considerado como algo lógico donde las emociones podrían influir en las decisiones tomadas de forma preocupante. Estudios recientes han iluminado la relación entre emoción y aprendizaje, así como también bienestar físico, y han validado el rol de las emociones en el éxito de los negocios. Las métricas tradicionales como costo de la propiedad y aumentos de la productividad siempre serán importantes, pero nuevos aportes de neurólogos están iluminando de apoco cuales son las cosas que inspiran a las personas a alcanzar más.

Diseñando el Bienestar de Las Personas

Existen relaciones entre el bienestar emocional, físico y cognitivo de las personas. Los lugares de trabajo deben tocar las emociones de las personas para aumentar su motivación y compromiso con el trabajo.

  • Es ideal generar un sentimiento de pertenencia y fomentar las conectividad entre las personas.
  • Se debe pensar bien en espacios para sociabilizar y colaborar informalmente, así como también para trabajar solo y concentrado.
  • Entregar momentos de respiro durante el día para que las personas puedan descanzar y aliviar un poco de su stress.
  • Ayudar a las personas a ver claramente su relación con la organización, para crear un sentimiento de propósito en su trabajo.

Generar un ambiente que permita pensar bien.

  • Apoyando la necesidad de personas y equipos por trabajar concentrados cuando lo necesitan.
  • Promover interacciones humanas que generen ideas creativas.
  • Integrar tecnología de punta para facilitar el trabajo.

Aumentar la Vitalidad 

  • Promover el uso de muebles ergonómicos que ayuden a las personas a mantener una buena postura mientras trabajan y a tener la libertad de trabajar sentados o de pie, especialmente si sus trabajos no requieren mucho movimiento de por si.
  • Promover el movimiento durante el día para aumentar el vigor mental y físico, incentivando reuniones de pie o caminando, espacios para la actividad física y camarines

Los mejores ambientes de trabajos son los que incluyen una variedad de alternativas a elección, dentro de una cultura que empodera a los trabajadores a tomar decisiones. Tener la opción de trabajar de pie o sentado, teniendo conciencia de que la organización se preocupa por la salud de su gente, genera un sentimiento de pertenencia, fidelidad y empatía hacia el lugar de trabajo y cultiva equipos de trabajo más productivos y motivados.